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Manipulando listas en OpenOffice.org Calc

Traducción del artículo de Bruce Byfield "Manipulating lists in OpenOffice.org Calc" de 29-10-2006

Cuando se me pide que explique el propósito de las hojas de cálculo, mucha gente piensa en primer lugar en los cálculos.

Y es verdad que las hojas de cálculo como Calc tiene cientos de funciones diferentes para desarrollar cálculos.

No obstante, probablemente la tarea más común en las hojas de cálculo son las listas de manipulación.

Calc y otras hojas de cálculo tienen pocas ventajas frente un procesador de textos cuando simplemente haces una lista.

De hecho, salvo que tengas una plantilla de hoja de cálculo en la que las celdas tengan activado la partición de palabras y control de líneas huérfanas-viudas, será mejor dejes de usar el procesador de textos si lo que tienes es media docena de artículos en la lista.

Sin embargo, así como el número de artículos en una lista se acerca al centenar y se acerca más a una base de datos, las diferentes maneras de manipular las listas en las hojas de cálculo comienzan a tener diferentes ventajas.

En Calc, las búsquedas, la impresión de elementos seleccionados, y, en menor cantidad, la privacidad, son mucho más fáciles a través del uso de controles, filtros y clases personalizadas.

Grupos de controles online

Hojas, filas y columnas pueden esconderse o mostrarse a través de los sub-menus o del menú Formato. Mientras los elementos están escondidos, ni están visibles ni imprimibles, pero se pueden seleccionar para copiar si seleccionas alrededor de los elementos.

Por ejemplo, si la columna B está escondida, se copia cuando seleccionas columnas A y C. Cuando la necesitas otra vez, puedes revertir el proceso, y mostrar los elementos otra vez.

Las celdas individuales se pueden esconder o mostrar con Formato > Celdas > Protección de Celda.

Sin embargo, si estás continuamente escondiendo y mostrando las mismas celdas, puedes hacerlo más fácilmente creando grupos de contorno, que añaden una serie de controles para esconder y mostrar las celdas en el grupo que son fáciles de usar y siempre disponibles.

Si los contenidos de las celdas tienen un patrón regular, tal como cuatro celdas seguidas de un total, podemos usar Datos > Esquema > Automático para que Calc añada controles de contorno basados en el patrón.

De otro modo, podemos establecer grupos de contorno manualmente seleccionando las celdas por grupos, luego elegimos Datos > Esquema > Agrupar en los menus de Calc.

La ventana de Grupo nos da una posibilidad de agrupar las celdas seleccionadas por filas y columnas. Cuando cerramos la ventana, los controles del grupo de contorno son visibles tanto entre las filas como las cabeceras de las columnas y los bordes de la ventana de edición.

Los controles se parecen a la estructura de árbol de un directorio de archivos en apariencia, y se pueden ocultar seleccionando Datos > Esquema > Esconder detalles. Son estrictamente para usar en línea, y no imprimen.

Los controles básicos de perfiles tienen más o menos símbolos al principio del grupo para mostrar u ocultar celdas ocultas.

Sin embargo, si uno o más grupos marcados son anidados en otro, los controles tienen botones numerados para esconder los diferentes niveles del grupo.

Si no necesitamos más un grupo, colocamos el cursor del ratón en cualquier celda en el mismo y seleccionamos Datos > Esquema > Desagrupar.

Para remover todos los grupos en una hoja, seleccionar Datos > Esquema > Eliminar.

Filtrando qué celdas son visibles

Un filtro es una lista de condiciones que cada entrada tiene que buscar para poder ser visualizada. Podemos establecer tres tipos de filtros desde el menú Datos > Filtro:

• Los filtros automáticos añaden una lista desplegable en la primera fila de una columna que contiene comúnmente los filtros usados. Es rápido y conveniente, y, porque la condición incluye cada entrada única en las celdas seleccionadas, son casi tan útiles con texto como con números. Además a cada entrada única, los filtros automáticos incluyen la opción de mostrar todas las entradas, los diez valores numéricos más altos, y todas las celdas vacías o no, así como el filtro estándar. El único inconveniente es que son un tanto limitados. En particular, no permiten expresiones regulares, por lo que no podemos mostrar contenidos que sean similares, pero no idénticos, usando los filtros automáticos.
• Los filtros estándar son más complejos que los filtros automáticos. Podemos establecer tantos como tres condiciones como filtro, combinándolas con los operadores booleanos AND y OR. Los filtros estándar son generalmente usados para números, a pesar de que unos pocos de los operadores condicionales, tales como = y < > pueden también ser útiles para texto. Otros operadores condicionales para filtros estándar incluyen opciones para mostrar los valores más grandes o más pequeños, o un porcentaje de los mismos. Útiles por sí mismos, los filtros estándar asumen valores añadidos cuando se usan para posteriormente refinar filtros automáticos. Son útiles principalmente para números.
• Los filtros avanzados son estructuras similares a los filtros estándar. Las diferencias son que los filtros avanzados no están limitados a tres condiciones, y sus criterios no se introducen por una ventana de diálogo. En cambio, los filtros avanzados se introducen en un área en blanco de la hoja, luego referenciados por la herramienta de filtro avanzado para aplicarlos. Si no estamos planeando usar filtros muy a menudo, podemos elegir borrar el criterio tras usarlo. Pero si usamos filtros regularmente, podemos etiquetar el área para filtros avanzados para poder encontrarlo más fácilmente.

Clasificando registros

Una clasificación ordena las celdas visibles en la hoja.

En Calc, podemos clasificar hasta con tres criterios, uno aplicado tras el otro. Las clasificaciones son muy útiles cuando estamos buscando un artículo determinado, y llega a ser mucho más poderoso tras haber filtrado los datos. Además, una clasificación es con frecuencia útil cuando añades nueva información.

Cuando una lista es larga, es normalmente má sfácil añadir nueva información al final de la hoja, que añadir filas en los sitios adecuados.

Una vez hemos añadido información, podemos clasificarla para actualizar la hoja. Podemos aplicar una clasificación destacando las celdas, luego seleccionando Datos > Ordenar.

Las celdas seleccionadas se pueden clasificar por el orden de información de una a tres columnas o filas, tanto en orden ascendente (A-Z, 1-9) o descendente (Z-A, 9-1).

En las opciones de la ventana "Ordenar", se pueden elegir las siguientes:

• Mayúsculas/minúsculas: si dos entradas son idénticas, una con una letra en mayúsculas se sitúa antes que otra con una letra en minúscula en la misma posición.
• El intervalo contiene etiquetas de columnas: no incluye la cabecera de columna en la clasificación. Formatos: el formateo de una celda se mueve con su contenido. Si el formateo se usa para distinguir diferentes tipos de celdas, entonces usa esta opción.
• Copiar resultado de clasificación en: Establece una dirección de hoja de cálculo a la que copiar los resultados de la clasificación. Si un rango es especificado y no contiene un número necesario de celdas, éstas se añaden. Si un rango contiene celdas que ya tienen contenido, falla la clasificación.
• Orden de clasificación definida por el usuario: selecciona el recuadro, entonces elige uno de los órdenes de clasificación definidos en Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Ordenar listas. Como se puede ver de las realmente definidas, un orden de clasificación es un tipo de lista estándar, tal como los días de la semana o los meses del año. Se pueden utilizar también para rellenar automáticamente celdas.
• Dirección: establece si clasificar columnas o filas. Por defecto lo hace por columnas salvo que las celdas seleccionadas estén en una única columna.

Conclusión 

Los creadores de hojas de cálculo libres a menudo pasan por alto la manipulación de listas a favor de concentrarse en el desarrollo de funciones.

Este enfoque es comprensible, dada la complejidad y reto de las funciones de implementación. Sin embargo, también significa que a proyectos como Gnumeric le continúe faltando algunos rasgos sencillos de los cuales dependen fuertemente muchos usuarios.

La mayoría de usuarios probablemente utilizan menos de una docena de funciones -- pero casi todos ellos son capaces de escribir listas en hojas de cálculo.

Después de todo, las asignaciones de tareas, planificación de proyecto, los inventarios, y los grados se dan en la casa y el lugar de trabajo.

Sin duda otras hojas de cálculo libres se divulgarán para manipular listas algún día, pero, por ahora, Calc sigue siendo la única hoja de cálculo esencial para proporcionar esta funcionalidad básica.

Bruce Byfield es un periodista informático que escribe regularmente para el "Linux Journal and Newsforge".

nemrac @ 18:55

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